オフィスのリフォームで働き方改革！そのコツを自社事例をベースに紹介
『会社に行って仕事がしたい！』と思われるオフィスのリフォーム。皆さん興味はありませんか？
近年、コロナ禍におけるリモートワークの普及やコワーキングスペースの開発と活用などにより、日本における多くの社会人の働き方が多様化しました。一部の企業においては、都内にあったオフィスの必要性が低下したため、ランニングコスト（固定費）の削減とイノベーションの促進を目的に、自然あふれる地方にオフィスを移転し、業務や会議は基本リモートで、オフィスにも原則社員個人のデスクは無く、自由に溢れる空間としてコミュニケーションやアイデアソンを行うスペースとして活用していると言った話も耳にします。一方で、製造業やサービス業、当社のような建築・工事業では現場作業を行う必要があるため、出社が必須となる事業者は少なくありません。
コロナ禍も明け、再びオフィスワークが主流となってきていることも事実です。しかし、多くの社会人やリモート授業を経験した新社会人となる世代の子どもたちの中には、『リモートワーク・テレワークでも十分な働き方はできるのではないか？リモートで働ける会社で働きたい！』と考えている人も多いでしょう。したがって、今、多くの企業が『オフィス環境の見直し』を迫られているのです。
当サイトを運営する株式会社コウケンは、空調工事の専門性が高いリフォーム・建築工事の会社です。事業拡大に伴って生じてきた様々な課題やさらなる成長を期する為に、社員とご来社頂くお客様の『効率性』『快適性』『創造性』を意識したオフィスのリニューアル・リノベーションを行いました。当社は、元々の施工技術のノウハウを活用した内装のフルリフォーム、空調設備の更新、給排水設備の施工を実施しました。また、働き方改革に向けたオフィスのレイアウトの企画・設計やITインフラの企画・設計・整備、オフィス家具の導入はコクヨ株式会社の『ACW』公式パートナーの協力のもと実施しました。
上の写真がリニューアル後の新オフィスとなります。オフィスは『効率性』『快適性』『創造性』を高めるため緻密な計算のもと、設計されています。
本記事では、弊社のオフィスリニューアル事例に基づいて、働き方改革・業務効率化を推進するオフィス設計の流れや設計内容を説明することで、オフィスの移転やリフォーム、リニューアルを考えている皆さまのイメージの具体化のご支援ができればと考えております。また、当社は『生産性向上』と『従業員満足度の向上』を両立するリフォーム・建築工事を設計から一貫して承れますので、お気軽にご相談ください。
オフィスリフォームの流れ
当社のオフィスリフォームの流れを図示しました。この図を見ると、とても簡単に感じますが、実際は、コンセプトの決定、レイアウト設計に労力をかけて検討を行いました。
よくある問題では、『社長や他の社員の視線が気になって仕事に集中できない』や『子供の送り迎えがあるから、リモートワークはやはりできるようにしたい』、『パソコン画面をオフィス外から見られてしまうと、セキュリティ・コンプライアンス面で困る』など。また、意外にも『社長を含めて、社員とコミュニケーションができる場所・機会がもっと欲しい』などというニーズも見つかりました。そうすると、課題とニーズの間で矛盾が見つかり、コンセプト・レイアウトの設計が非常に複雑になります。
また、全ての課題を解決するためにはオフィスのレイアウト設計だけでなく、ITシステムの活用やセキュリティの担保、就業規則の改定など、あらゆる面からの施策が必要です。そこで、『コクヨ社の”ACW”公式パートナー』協力の基、弊社の希望を基に潜在的なニーズの抽出を行い、コンセプトを決定しました。
ACWについては、下記記事にて紹介しておりますので、詳細が気になる方はぜひご覧ください。
ACWとは？コクヨ社の提唱する働き方改革を解説！
働き方の多様化が進む現代、企業の生産性向上や従業員満足度の向上を目指す取り組みとして注目されているのが、コクヨ社が提唱するACWです。この記事では、コクヨ社が提唱するACWの具体的な特徴に加え、導入することで得られるメリットや実際の活用事例について詳しく解説します。
オフィスのコンセプトの決定
当社は事業拡大に向けたオフィス移転がきっかけで、今回のオフィスリフォームの計画をスタートさせました。
転入先の事務所も比較的綺麗な状態で、そのままでも事業を行う事はできますが、一方で、今後の事業成長を狙った新たなスタートであるということを踏まえるとベストな状態ではないと考えました。当社が空調工事のノウハウや各種施工サービスを行ってきた会社でもあることから、リフォーム・改装を行うことを決心しました。（もちろん、当社の施工技術のアピールも狙っています。）
まず、社員が働きやすいオフィスのリフォームを実現することを目的に、自社単独で弊社ビジネスの現況と解決すべき課題点を話し合いました。しかし、様々な課題点が抽出される中で、従来業務もあるため、上手くまとめられないまま月日が経ち、そこで思い切ってACW公式パートナー様に相談してみました。
協議してまとめた当社ビジネスの現況と課題点が以下となります。
オフィスリニューアルに向けた当社の事業視点での現況と課題点
- 事業成長により、オフィスへの社員及び協力会社、顧客の出入りが増加しているが、十分なスペースやセキュリティを担保した動線設計ができていない
- 図面や契約資料等の紙媒体が多い業界である上、保管場所の不足のため管理が煩雑化し、集中すべき本業の時間が削られている
- 社内で“自然発生する”会話が少なく、創造性の向上への支障や業務効率の低下を招いている
- なるべく安く済ませたい
そして、上記の現況と課題を踏まえて、オフィスリニューアルのコンセプトを下記のように決定しました。
オフィスリニューアルのコンセプト
- 空調効果を最大化しつつ、コミュニケーションが自然発生する空間づくり
- 気分に合わせて、働く場所が変えられる。仕事のオンオフを切り替えやすい環境づくり（ABW※）
- 資料の保管場所にも一工夫。重要データはセキュリティを担保したクラウド連携
※ABW：Activity-Based Workingの略称で『従業員が業務内容や目的に応じて、柔軟に作業場所を選択できるように職場環境を設計することを目指す考え方』のことを指す。
上述した事業の課題点の解決に向けて、上記のコンセプトを弊社とACW公式パートナーで決定しました。各コンセプトについてさらに深掘りして説明します。
- 空調効果を最大化しつつ、コミュニケーションが自然発生する空間づくり
まず、当社の空調工事のノウハウを活かし、社員・関係者が快適に働けるオフィスづくりを行うことを主軸に置きました。これは、当社が空調工事のプロであることから、当社の技術アピールを兼ねて決めたコンセプトです。リフォーム前後のオフィス内装を比較すると、空調をオフィス全体の冷暖房が十分に行える性能のものに置換し、従来存在していた間切りも撤去した、空調効果を最大化できる状態にしました。また、ビジネスの課題としていた社内のコミュニケーションの自然発生を増やす為に、新規オフィスではコミュニケーションが自然に発生するレイアウト設計を行う事を決めました。
- 気分に合わせて、働く場所が変えられる。仕事のオンオフを切り替えやすい環境づくり（ABW）
これは、主に業務効率化・働き方改革を実現するために決定したコンセプトです。コミュニケーションを促進する造りも進めますが、一方で、個々の社員がゾーンに入れる、業務に集中して取り組める時間を保つことも重要で、ABWの考え方をベースとしたレイアウト設計を行い、環境を整えることにしました。また、このコンセプトの達成に向けて、リモートワークの体制も整備することで、社員のライフワークバランスを整えたより働きやすい会社への改革を行うことを決めました。
- 資料の保管場所にも一工夫。重要データはセキュリティを担保したクラウドの活用＆連携
前オフィスでは仕事柄、紙媒体の書類に溢れ、管理に追われ、本来取り組むべき施工管理や設計・施工等の業務時間が削られてしまっていました。一方で、建築業等では特に設計図面等、紙媒体の方が柔軟な活用やアイデアの創出が行える場合がある他、契約書類等で未だに書面のやり取りを要し、保管を要するケースも多く、業務効率の向上と維持の観点では、紙媒体を一括でデジタル化することは最適解では無いことが現状です。
したがって、書類保管庫・ストレージの導入は必須と判断しました。また、重要データを含めた一部の書類にはデジタル化できるものもあるため、クラウドを活用した書類の削減も行います。この際、リモートワークの実現も考えるとセキュリティ面の整備は不可欠です。ここは、当社が連携したACW公式パートナーがIT/インフラのプロフェッショナルでもあったため、全てお任せしました。
そして、書類の保管場所について。この部分で柔軟なアイデアを貰っていて、少しネタバレをすると、コミュニケーションの自然発生に寄与するものになったのです。
以上が、当社が決めたオフィスリフォームのコンセプトの説明となります。シンプルなコンセプトですが、まとめあげるためには当社単独では約１～２か月かかっており、ACW公式パートナーに相談してからは１週間で決めきることができましたが、苦労しました。
実際に、体験して感じたことは、オフィスのリフォームにおけるコンセプトの決定には多角的な視点からの意見が重要であるということです。当社の場合、IT/デジタル技術のプロでもあるACW公式パートナーに相談することで、働き方改革の実現可能性が高いコンセプトを短期間で決めることができました。
当社は空調の専門性に長けた建築・リフォームの会社であり、快適なオフィスのレイアウトのご提案やメンテナンスまでの施工が可能であることはもちろん、当社のリフォームに協力してくれたコクヨ社のACW公式パートナーと連携体制を築いており、働き方改革を実現するオフィスのリフォームのコンセプト決定から施工～保守までを効率的かつ一貫して承ることが可能です。もしオフィスのリフォーム・リニューアル等でお困りごとをお持ちの方がいらっしゃいましたら、下記ボタンより技術相談から承りますので、お気軽にお問い合わせください。
レイアウトの設計
次に、決めたコンセプトに基づいたオフィスのレイアウトの設計に移りました。ちなみに、レイアウト設計が最も大変で時間を要したプロセスでした。当社のレイアウト設計の遷移を示します。この図だけでも、レイアウト設計が大変であったことは伝わるでしょうか？（笑） 今回はコスト低減も図り、オフィスの移転およびリフォームという形式をとったため、既設のオフィスの設計による制約もある中で、コミュニケーションが発生しやすく、かつ心理的な安心感に配慮したレイアウトの設計は難航し、全員で何度も議論を交わし、最終的に一番下の4thレイアウトに落ち着きました。最終形と他の平面図を比較すると、第一案が最も似通っていることは少し面白いところかなと思います。
実際にレイアウト設計にかかった期間を示すと、約一か月なのですが、オンラインミーティングを活用しながら週一で集まり、都度数時間の議論を交わしているため、非常に濃密で疲れた記憶があります。
それでは、当社のレイアウト設計の特徴となるポイントをいくつかピックアップして、説明いたします。
天井はフラットに。既設されていた壁も取り除き、開放感を演出
まず、元々あった照明設備を取り除き、環境面（省エネ）も考慮してLED型のダウンライトに置換。また、上図の奥側にあった壁を取り壊し、リフレッシュコーナーとして活用することにしました。これにより、空調効果の最大化を実現し、かつ開放感を演出でき、社員および関係者様も適宜休憩に活用できるようにすることでアイデア創出やコミュニケーションの促進を狙ったオフィスにすることができました。一方で、今回リニューアルしたオフィスでは外観を見てもわかる通り窓も多く、非常に開放的なレイアウトである故に、社員の心理的負担やセキュリティリスクが増加してしまうことが懸念されました。もしかすると、この矛盾が最もレイアウト設計を難航させた主要因であったかもしれません。これを解決するアイデアが次のポイントになります。
縦・横と微妙にずらしたレイアウト。可動式パーティションも導入し、意外に集中できる＆会話を生みやすいレイアウトの工夫
『ほかの人の視線が気になって、仕事に集中できない...』、『仕事中にほかの人と目が合ってしまったとき気まずい...』。このような悩みはどの会社でも耳にする悩みだと思います。平面図をベースに説明すると、今回のレイアウトでは女性社員のデスクと基本的に現場監督・設計者が利用するデスク（左側の椅子が３つあるデスク）が視線が合わないよう基本的に背中合わせになるような設計をしています。また、最も気になるのは社長・経営者の視線でしょう。一方で、社長の立場にたってみると、社内でトラブルが発生した際に迅速に動けるようにしたいという想いもあります。そこで、社長のデスクは左上（左奥）に設置することで物理的な距離は少し離しつつ、一方で社内は見渡せる設計にしました。ほかにも、リフレッシュスペース内のソファを採用した作業スペースや会議スペース（平面図左下）など、『絶妙な縦・横・斜めのずらし』を利用したレイアウトとすることで、ワーカーの心理的負担の軽減を図りました。
また、前項で触れた『パソコンの画面が社外から見えてしまうと、セキュリティ・コンプライアンス的にまずい』と言う課題もありました。しかし、この課題はオフィス家具・収納等で外部からの視線を遮る配置の工夫や、可動式のパーティションを複数導入しており、適宜動かして利用することで解決することができます。
以上の設計により、意図せず目が合う事も無いから意外に集中ができ、コミュニケーションも取りやすいオフィスを創ることができました。
余談ですが、当初はリフォーム前のオフィスの形状が台形であることが、レイアウト設計の足かせになるのでは？と当社は思っていた節もありました。しかし、結果的にみると、『絶妙なずらし』を実現できたのは、台形であったからこそできたのかもしれません。このように、リフォーム・リノベーションにおいては、既設の建築物からの逆算・構造の活用といったノウハウも重要な要素の一つだと考えます。
Wi-Fi完備。全てのエリアにコンセント。どこの席でも、執務OK。
事務所内では、社員用とゲスト用の2種類のWi-Fiを整備し、社内の情報セキュリティを担保しながら、協力会社等のゲストにもインターネットを活用した効率的な業務を行って頂けるよう、ITインフラを整備しました。また、リフレッシュルームを含めた全ての席でコンセントが使えるようにしており、集中して仕事をしたい場合や、リラックスできる環境で働きたいなど、社員が自分の気分に合わせて、仕事をするエリアが選択できるようにオフィス家具やラップトップ（ノートパソコン）の導入、各種配線工事を行いました。これは前述したABWの考え方をベースにしたレイアウト設計です。
実際にこれは社内で非常に好評で、記事を書いている私自身も現在コーヒーを飲みながらソファの上でリラックスしながら作業が行えています。このように、社員がベストコンディションで働けるオフィスを創り上げるためにはIT/インフラ技術の活用も重要な要素です。
立ち話や作業台が、実は書類の保管庫
最後に紹介する当社のオフィスレイアウトの特徴は、２章のコンセプトの紹介で少しネタバレしていた書類の管理コストの削減に関する工夫です。重複しますが、当社は建築・リフォームの会社で、クラウド活用による紙の削減もこれを機に並行して進めておりますが、仕事柄、書面でのやり取りをゼロにすることはできません。保管を要する書類も多い中で、前のオフィスでは、置き場所に困る、必要な時に書類が見つからないなど、従来業務の時間を削るほどの大きな課題でした。
そこで、今回カテゴリー別に書類を保管できるよう、書類保管庫を複数導入することで書類の管理コストを削減、他のデスクも収納量が大きめの製品を選定して導入しました。中でも上の写真が紹介したい工夫で、書類保管庫を3つまとめて配置し、上部に天板を置くことで、作業台や立ちミーティングの場として活用しており、コミュニケーションの自然発生にも寄与しています。更には、この書類ケースの背が高いため、オフィス最奥の社長からの視線を微妙に遮ってくれていて、社員の心理的負担を軽減してくれていたりもします。
この設計は、コクヨ社のACW公式パートナーからご提案頂いたアイデアであり、「書類棚は壁側に付けてスペースを確保しておこう」と考えていた当社だけでは思いつきもしないアイデアでした。働き方改革や業務効率化に向けてオフィスのリフォームを考えているお客様におかれましては、多角的な視点を保つために異業種の業者で、かつ働き方改革の専門性が高いパートナーや業者と組むことをオススメいたします。
当社の新オフィスのレイアウト設計のポイントをいくつかピックアップしてご紹介いたしました。この他にもリモートワークに向けたシステムや制度・セキュリティの整備や、視覚的なゾーニング（間仕切り）を行っているなど、コンセプトを満たすための様々な設計が仕込まれています。もし、オフィスや建築等のリフォームをご検討しているお客様がいらっしゃいましたら、技術相談からの対応も歓迎いたしますので、お問い合わせフォームあるいはお電話にてお気軽にご連絡ください。
施工の実施、ITインフラ/制度の整備、オフィス家具の導入
全社員が満足するレイアウトの設計が完了した後、早速施工に入りました。当社は建築・リフォームの会社ですので、今回の物件についても内装工事や空調・電気配線工事を自社で実施しました。オフィス家具やIT/インフラの整備やリモートワークに関する制度の改定等はコクヨ社のACW公式パートナーが全て手配してくれるため連携して、スムーズに施工を完了できました。リフォームの工期としては約2ヶ月で完了し、コンセプト設計から計算すると約半年で新しいオフィスのリフォームプロジェクトは終えることができました。
新オフィスになってからは、社員全員のコンディションが良くなったのか、笑顔を見る機会が増えたと感じていますし、社外の協力会社の皆さまからも好評で、『打ち合わせや設計はコウケンさんのところで...』という声も頂けています。また、それぞれの社員が集中して個人の業務に集中して取り組める時間が増えたことは間違いなく、仕事量に波がある業界ではあるので一概には言えませんが、残業時間は減少し、家庭や個人の時間をより多く取れるようになりました。
ちなみに、当社は今回の案件のみならず下記の施工実績やオフィスビル等の建築の実績もございます。もし興味がございましたら、下記ボタンよりご参照ください。
ACWをベースとしたオフィスのリフォームサービス
ここまで読んでくださった皆さまには、オフィスや建築のリフォームをご検討されている方も多いのではないでしょうか？
株式会社コウケンは、当記事で紹介した自社のリフォーム・施工プロジェクトの実施と新オフィスでの働き方の変化を自身で体験、重要性を深く理解し、この度、当社オフィスのリフォームに協力してくれたコクヨ社のACW（Action to Change Workstyle）公式パートナーと連携体制を築きました。したがって、株式会社コウケンは空調効果を最大化した快適空間でありつつ、多様な働き方に対応し、業務効率化を実現するオフィスのリフォームをIT/インフラ面での専門性にも長けたコクヨ社のACW公式パートナーと連携して、コンセプトの決定からリフォームの施工、IT/インフラやオフィス家具の導入から保守まで一貫して効率的に承ることが可能です。
簡単に言ってしまえば、我々にお任せ頂ける場合には、お客様とのやり取りは最小限にて、本業に集中しながら、オフィスのリフォームや改修による働き方改革の実現が可能です。
しかし、実際には工期や費用が気になるお客様がほとんどだと思います。費用については、事業規模・設計内容や時期によって大きく変動するため、ここでは説明できませんが、我々は以下のフローと工期（目安）でオフィスのリフォーム・リニューアルのサービスを提供いたします。
初期ヒアリングと課題の抽出（3週間程度）
まずは、お客様が抱える課題や要望、ビジネスの現況等をヒアリングします。この際、コクヨ社のACW公式パートナーと連携して効率的に課題の抽出が可能なツール（WEBアンケートや専用アンケートシートなど）を活用し、短期間で組織内の皆さまが抱える課題やニーズを整理・可視化することが可能です。そして、お客様の組織の課題点を受けて、当社らがコンセプトを提案いたします。期間は3週間程度としておりますが、場合によっては、より短期間で完了する場合がございます。また、オフィスの移転や新築する場合も対応可能です。
当社によるレイアウト設計のご提案（5週間程度）
コクヨ株式会社とも連携し、オフィスリフォームのレイアウト案を平面図および3Dモデルをもってお客様にご提案いたします。この際、お客様のご要望に合わせて、設計の改善も繰り返し行うことも可能ですので、お気軽にご意見を頂ければと思います。設計変更によるレイアウト案の提出もスピーディーに、打合せもWEB会議等も活用しながら、短期間でレイアウト設計が完了できるよう最善を尽くします。
施工の実施、IT/インフラの整備等の包括的実務サポート(数か月程度)
レイアウト設計の段階から段取りを並行で進め、お客様に設計内容をご承認頂けましたら、施工に移ります。設計内容に忠実に、必要に応じて要所に改善を加えて、完成度の高いオフィスのリフォームを実現します。また、IT/インフラの整備や必要に応じて就業規則等の改定も含めてコクヨ社のACW公式パートナーと連携してまるっと承れますので、お客様には本業に集中して頂きながら、新たなオフィスを建築・リフォームいたします。期間はオフィスと事業の規模や新築・改修等形態によって異なりますが、一例として、一階の戸建てのオフィスへの移転・リフォームの場合には2ヶ月～3ヶ月を目途に施工が完了します。
リフォーム完了した新オフィスのお引渡しと保守サポート
完成しましたら、お客様に新しいオフィスのお引渡しを行います。その後、実際に新オフィスで働いて頂き、我々から状況のフォロー（従業員へのアンケート等の実施）を行います。フィードバックを反映し、必要に応じてさらに改善を重ねることで、長期的に機能するオフィス環境を維持します。また、空調機器やITインフラの保守・メンテナンスも我々で承ることが可能です。
株式会社コウケンとしての強み
当社は、空調設備工事のプロ集団 = 大司設備を前身とした、リフォーム・建築工事の会社です。空調効率とコストを最適化し、働きやすい快適空間を創り上げるレイアウト設計、建築工事、配線工事を得意としており、働きやすいオフィスの建築・リフォームを得意としております。また、当社のサービス内容ページをご覧いただいてもわかるように、幅広い工事/メンテナンスにも対応しておりますので、オフィスのリフォーム・リニューアルとは異なる幅広いニーズへも対応可能です。もしお困りごとがございましたら、下部にございますお問合せフォームから、ご相談の段階からでも歓迎いたしますので、ぜひご連絡ください。
まとめ
今回の記事では、弊社のオフィスのリフォーム事例をベースに、働き方改革や生産性の向上にむけたオフィスのリフォームのコツやポイントを紹介しました。
オフィスのリフォームにおいて、最も重要なプロセスは『コンセプトの決定』と『レイアウト設計』です。そして、働きやすさを追求するためには、『労働者の生の声を聴き、課題を抽出すること』と『多角的な視点』を取り入れることが肝要です。一方で、これらを実行するためには非常に労力が要り、自社単独で行う場合には本来集中すべき従来業務に支障をきたすリスクがございます。
当社は、自社のACWに基づいたオフィスリニューアルの経験も活かして、コクヨ社のACW公式パートナーとも連携し、オフィスリニューアルをまるっと、効率的、高品質で実現する体制を築いています。お客様の労力の負担は最小限に、ITツールを活用した効率的な全社員のニーズの抽出から始まる最適なコンセプトとレイアウトの設計、そして施工～保守まで一貫したサービスの提供が可能です。
『労働生産性の向上』や『社員がオフィスに来て、仕事がしたいと思われる』オフィスのリフォームやリノベーション・改修をご検討しているお客様におかれましては、ぜひ弊社まで下記お問い合わせフォームからご相談ください。お客様にご満足頂けるオフィスづくりを実現するため、全力でサポートさせていただきます。
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私たち株式会社コウケンは、気軽に相談できるお客様のパートナーを目指しています。
こんなことでも大丈夫かな？というお困りごとから、お気軽にご相談ください。